ホームオフィスを作る8つのコツ

自宅で仕事をし、通勤が自宅のオフィスまでという働き方は、長い間多くの人の憧れでした。しかし、ほんの少し前までは在宅勤務は一部の人に限られていました。ところが今では、慣れ親しんだ快適な環境で働く自由や、場合によってはより柔軟な勤務時間を享受することが、数多くのオフィス勤務者にとって欠かせない条件となっています。

在宅勤務は一見簡単そうに思えますが、実際には集中力を維持し、生産的な姿勢を保つことは、最適なホームオフィス環境が整っていないと難しくなります。家族全員が同時にWi-Fiを使ってルーターが悲鳴を上げていたり、作業スペースが落ち着きとは程遠い混乱状態だったりと、在宅勤務には多くの潜在的な気を散らす要因や中断のリスクがつきまといます。

在宅勤務の課題を解決し、これまで以上に充実したテレワークを実践するための、効果的なホームオフィス導入のコツとヒントをまとめて紹介します。

ホームオフィスを整える際に最も重要なルールのひとつは、作業スペースと生活空間をできる限り分けることです。これにはいくつかの理由がありますが、両者を明確に区別することは非常に有益です。たとえ利用できるスペースが限られていても、日常生活の空間を損なうことなく、手持ちのスペースを最大限に活用できる小さなホームオフィスのアイデアはたくさんあります。

重要なのは見た目の違いだけではありません。最良の結果を得るためには、他の空間的な要素も考慮する必要があります。誰もが自分に合った作業環境を考えているため、ホームオフィスはできる限り個人の好みに合わせて最適化することが大切です。

例えば、オフィスを離れて静けさに耐えられないと感じる場合は、PCスピーカーを接続してラジオを聴きながら作業してみましょう。あるいは、選んだ環境音で通常のオフィス環境を再現するのも一案です。キーボードの打鍵音から柔らかな雑談まで、さまざまな音声クリップが利用可能なので、在宅勤務への適応に苦労しているなら、これが仕事のペースを取り戻すための解決策になるかもしれません。

ホームオフィスや作業スペースを整理したら、次のステップは日々の業務を遂行するために必要な機器や設備が揃っているか確認することです。これには、快適で人間工学に基づいたデスクチェアから、手元に置く文房具まで含まれ、もちろん職種によっても異なります。とはいえ、現代的なホームオフィスに共通する要素があります。

在宅勤務で直面する最大の問題のひとつは、インターネット接続の遅さです。家族が常にドラマをストリーミングしたり、オンラインゲームをしていなくても、Wi-Fi対応デバイスはこれまで以上に普及しており、家族全員が自宅にいると、帯域幅を奪い合うデバイスの数はすぐに増えてしまいます。

作業用PCやノートパソコンのWLANネットワークへのアクセスを優先するようにしましょう。これはルーターの設定で行うことができます。こうすることで、他のデバイスによってPCの速度が低下し、会議通話や会社のVPNへのアクセスに問題が生じるのを防ぐことができます。もし信号強度が依然として弱い場合は、Wi-Fiアンテナや通信範囲拡張器で対策とすることができます。

ホームオフィスで考慮すべきはルーターやWi-Fi接続だけではありません。現代のテクノロジーは作業効率を大幅に向上させる重要な役割を果たすからです。

現在のホームオフィス環境によっては、作業スペースを整えるために追加のデバイスやアイテムを導入することが有益かもしれません。例えば、多くの人は小さなノートパソコンの画面だけで作業するのに苦労するので、PC環境にセカンドモニターを追加することは有用です。また、適切なケーブルやコネクタも忘れずに用意しましょう。機器を接続できない状況に陥るのは避けたいものです。

また、セカンドモニターが使えない場合は、Windows 10とmacOSの両方で提供されている仮想デスクトップ機能が活用できます。Windowsでは、WindowsキーとTabキーの組み合わせで『アクティブなアプリケーション』ビューが表示され、そこから追加のワークスペースを作成できます。Macの場合は、トラックパッドやマジックマウスの表面を3本指でスワイプするだけで、異なるビュー間を簡単に切り替えることができます。

実際にオフィスに出勤していなくても、自分が仕事をしていることを忘れず、可能な限り業務に向かう姿勢を保つことが重要です。これは、次のビデオ通話でスーツやネクタイを着用する必要があるという意味ではありませんが、周囲の環境に気を配り、できる限り一定のプロ意識を維持することを心がけるということです。

オフィスにふさわしい服装が心理的に与える影響については、長年にわたり多くの研究が行われています。そのため、仕事モードに切り替えるのが難しい場合は、服を変えることが助けになるかもしれません。例えば、少しきちんとしたシャツを選ぶだけでも、心構えや姿勢に微妙な影響を与え、さらに勤務終了後にカジュアルな服に着替えることで、日常のリズムを維持する助けになります。

気を散らす要因を最小限に抑えることも重要です。物理的に同僚がそばにいないと、自宅ならではの無限の誘惑に簡単に負けてしまうことがあります。しかし、それらの要因を最小限に抑えることで集中力を保つことができ作業効率を維持し、気の散ることを避けることができます。

在宅勤務中に簡単に気が散らない場合でも、別のよくある落とし穴に陥るリスクがあります――それは、仕事と生活のバランスを失うことです。両者の適切なバランスを見つけるのは、通常でも難しいことですが、在宅勤務ではさらに困難になります。

一日の仕事が終わり、電話やメール、業務を片付けたら、PCの電源を切り、リラックスして休む時間を取りましょう。メールの確認も含め、夜遅くまで働くことをできるだけ避けます。ホームオフィスも通常のオフィスと同じように扱い、仕事を終えたらその場を離れます。勤務時間外はオフに切り替え、家庭生活に集中することで、仕事とプライベートの境界を保ち、過度なストレスや燃え尽き症候群を防ぐことができます。

しっかりとした昼休みや、日中に短い休憩を取る時間を確保することも重要です。ずっとデスクに座り続けていると、体が痛くなったり、落ち着かなくなったり、集中力が低下したりする可能性があります。ですから、飲み物を作りに立ったり、足を伸ばしたり、時々家族と話したりすることに罪悪感を持つ必要はありません。結局のところ、適切なバランスを取ることが、在宅勤務を成功させるための鍵です。

在宅業務環境では従業員が対面での会議を行えない状況にあるため、ビデオ会議は連絡を取るための新しい定番手段となっています。前述のとおり、ホームオフィスのハードウェアや機材がビデオ会議に対応できることは不可欠ですが、多くの人が忘れがちなのは、ウェブカメラをオンにした瞬間、自宅の様子をそのまま見せることになるという点です。

写真映りが良くないと感じるなら、カメラの前でよりプロの印象を与え、自信を持って見えるための以下の方法を試しください。

まず、ウェブカメラは目の高さに合わせて設置するようにしましょう。こうすることで、映像の角度が自然になります。モニターの高さを調整できない場合は、モニターやノートパソコン用のスタンドを使うと、ウェブカメラを目の高さに保てるだけでなく、ホームオフィスのデスク環境の人間工学的な改善にも役立ちます。通話中に時々相手とアイコンタクトを取るためには、ウェブカメラの背後に固定の視点を設けるとよいでしょう。例えば、付箋に点を描いてウェブカメラの後ろの壁に貼るだけで、正しい位置に視線を向けることができます。

自宅のプライバシーを守りたい場合や、同僚があなたの周囲に気を取られていると感じる場合は、ビデオ通話に固定背景を追加するとよいでしょう。使用しているソフトウェアによってさまざまなオプションが利用可能なので、適切な代替手段を見つけるのは比較的簡単です。SkypeやMicrosoft Teamsには『背景をぼかす』機能もあり、これも優れた代替策のひとつです。

同僚に囲まれた忙しいオフィスで働く環境から、自宅で働く環境への移行は、当然ながら大きな変化です。物理的に同僚と一緒に働いていなくても、定期的に連絡を取る時間を設けましょう。たとえちょっとした会話だけでも構いません。このシンプルな行動は、チーム内のコミュニケーションを改善するだけでなく、在宅勤務で孤独を感じている人にとって、必要な社会的交流の刺激を与えることにもつながります。

仕事と家庭のバランスを取ることに加えて、職場でのメンタルヘルスと自身の健康を考慮することも不可欠です。集中できないと感じたら、立ち上がって数分間、景色を変えてみましょう。家や周囲を少し歩き、別のことに意識を向けてから、頭をすっきりさせ、目的意識を取り戻して仕事に戻るのです。

ホームオフィスを持つ最大の利点の一つは、その空間を自分好みに仕上げ、自分に合った働き方を実現できる点です。鮮やかな色が創造性を刺激すると感じるなら、カラフルな小物や大胆なプリントで周囲を飾りましょう。静かで邪魔のない環境が最も集中できるなら、スマホはホームオフィスの外に置き、長期的に使用するなら防音対策も検討すべきです。重要なのは、自分に最適な方法を選ぶことです。

明るいオフィスで働くことは効率を向上させます。そのため、自宅オフィスにも適切な照明を設置することが重要です。良好な照明と効率向上との関連性は様々な研究で実証されており、その効果を小さく考えるべきではありません。

「白色光」と呼ばれる光にも、特に蛍光灯管などでは驚くほど多くのタイプが存在します。しかしLED灯から省エネランプに至るまで、自然光に近いニュートラルホワイトの色調が一般的に推奨されています。それでも影の中で作業していると感じたり、ホームオフィスの日照量が十分でない場合は、デスクランプなどの補助照明が効果的です。これにより一日を通して十分な明るさの作業空間が確保され、目の疲れを軽減させることにもつながります。

ホームオフィスに適した照明を選ぶ際には、蛍光灯ガイドとLEDチューブライトガイドを参照してください。