- 発行日 2024年11月25日
- 最終変更日 2024年11月25日
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オフィスにおける自動化について

このガイドでは、職場、オフィスにおける自動化について説明し、その利点と欠点を探ります。

多くの企業にとって、職場でのオートメーションは、現実となっています。それでは、工場、オフィス、倉庫でどのように実施されているのでしょうか、そしてそれがどのような影響を与えているのでしょうか？

職場のオートメーションとは何か？

職場のオートメーションとは、反復的または単純な作業を自律的に完了するためのテクノロジーの統合です。これは、機械、デバイス、またはソフトウェアが基本的な作業を引き受けることができ、人間の従業員は自身の職業に付加価値を与え、より高度なスキルを要する仕事に集中できるようになります。

At the beginning of automation’s widespread implementation, technological and innovation leader McKinsey ran a report on how it was being introduced to workplaces. From this, they set out four fundamentals of workplace automation, namely:

That automation could be used to complete 45% of work activities
That 60% of jobs could have a third of their activities automated
That automation would have the largest impact on high-wage jobs, such as CEOs
That automation can’t be relied on to complete creative tasks. These occupations will be filled by human workers instead

自動化の広範な導入が始まった頃、技術革新のリーダーであるマッキンゼーは、職場への自動化の導入に関する報告書を発表しました。この報告書から、職場の自動化に関する4つの基本原則が示されました：

作業活動の45%が自動化可能である
60%の職業で、週の1.5日分の作業を自動化できる
自動化は高給職に大きな影響を与える、CEOの作業時間の20%以上が自動化可能と推定されている
創造的なタスクの自動化は信頼できず、これらの職業は人間の労働者によって担われる

このレポートが発表されて以来、職場に自動化を導入する可能性は、多くの企業において広く認識され、実現されてきました。実際、様々な職業の従業員にとって、自分の役割の一部として何らかの自動化技術に遭遇することは、もはや日常的になっています。

職場における自動化の利点と欠点

自動化は現在、世界中の多くのチームでさまざまな目的で使用されていますが、導入時に企業が直面する共通の利点と欠点があります。

職場に自動化を統合する利点

生産性の向上: 手作業や基本的なタスクを自動化技術が処理することで、人間の従業員はより複雑な仕事に集中できます。これにより、日々の活動が単調でなくなり（仕事への関与が高まる）、より多くのことを達成し、毎日より多くの価値を提供できるようになります。
コスト削減: 自動化により、単一のシステムでより多くのタスクを完了できます。これにより、それらを完了するために雇用する必要がある人員が減ります。また、機械は病欠や予期せぬ生産性の低下がないため、高い投資効果を提供します。
一貫性の向上: 基本的なタスクを自動化技術が実行することで、人為的ミスが排除され（または大幅に減少し）、最終結果がより一貫性を持つようになります。特に、パフォーマンスデータがシステムに再統合される場合に当てはまります。
ビジネス成長の促進: 新しいシステムをビジネスに統合することで、新しい従業員を採用したり新しいチームを設立したりするよりも速く規模を拡大できます。また、現在の従業員は基本的なタスクではなく価値提供に集中できるため、新たな成長とイノベーションの可能性が開かれます。
顧客体験の向上: 自動化システムの効率性により、顧客は一貫した高品質なサービスを受けられ、応答性が向上し、潜在的には低コストの商品も提供されます。

職場への自動化統合時に企業が経験した課題

文化的変化: 自動化システムが職場内の特定のタスクを引き受けることで、従業員の職務範囲が変わります。この移行を管理し、人間の従業員を安心させることが、これら技術の成功した導入には不可欠です。
投資コスト: 自動化技術は良好な投資効果をもたらしますが、その初期費用は大きいです。これは中小企業には障害となり得るため、企業は最初からニーズに合った適切な自動化ソフトウェアを選ぶことが重要です。
従業員の再スキル習得: 従業員の日々の活動を変えるだけでなく、自動化をビジネスに統合することで、新しいタスクも遂行する必要があります。これらのスキルをチームに教えるには時間と費用がかかる可能性があります。
運用上の柔軟性: この技術を統合すれば柔軟性が向上すると考えられるかもしれませんが、自動化は特定のタスクのみで使用できます。反復的または基本的な活動に限定されているため、その使用方法にはほとんど柔軟性がありません。
サイバーセキュリティ: ビジネスに導入される自動化の各形態には保護すべき新しいデータセットがあります。したがって、自動化への移行を進める企業は、この情報が脆弱にならないようITセキュリティを強化する必要があります。

職場における自動化の例

職場における自動化の導入にはさまざまな方法があり、以下のビジネス部門で大きな変化が見られます。

オペレーション

特に工場や倉庫では、産業用自動化が大きな影響を与えています。棚から適切な商品を取り出したり、反復的な製造作業を完了したり、重い物を持ち上げたりする作業をロボットや自動化システムが担当することで、従業員は単調な作業から解放され、効率を向上させ、より付加価値の高い仕事を行うことができます。

カスタマーサービス

特に大企業や小規模チームの企業では、顧客への迅速な対応が難しく、維持率に悪影響を及ぼすことがあります。チャットボットは、いつでも顧客と対話できる自動化技術です。質問を通じて顧客の問い合わせを解決したり、人間のアドバイザーが後で使用するための適切な情報を収集したりします。これにより、応答時間が改善されるだけでなく、エージェントの負担も軽減されます。

人事

いくつかの異なる人事プロセスが自動化できます。例えば：

応募書類のレビュー
新入社員の初期研修
トレーニングの提供
タイムシートや経費の処理
従業員データの収集と整理

これにより、人事チームはこれらのタスクに費やす時間を減らし、従業員のエンゲージメントや定着率の向上といったより挑戦的な仕事に取り組むことができます。

マーケティングと営業

特にマーケティングと営業プロセスが連携している場合、顧客ジャーニーの大部分を自動化できます。ソーシャル広告の配信から顧客データの収集、注文処理まで、これらのタスクを自動化し、すべての情報を一元管理することで、営業とマーケティングチームはリード生成プロセス全体を見直し最適化するための時間を確保できます。これにより、業務が円滑になるだけでなく、リード転換にも追加時間を費やすことが可能になります。

法務と会計

これらの部門で行われる業務のほとんどは人間の専門知識を必要としますが、自動化できる反復的なタスクもあります。請求書承認、注文追跡、契約書署名などはすべて自動化システムで行うことができます。これにより、高価値な従業員の時間が解放されるだけでなく、これらのプロセスをデジタル化することで紙資源の削減にも貢献します。