ホームオフィス構築のための8つのヒント

自宅で仕事をし、自宅からオフィスに通うことは、多くの従業員の夢でした。しかし現在では、慣れ親しんだ快適な環境で自由に働き、より柔軟な勤務時間を楽しむことが、世界中のオフィスワーカーにとって必要不可欠になっています。

しかし、在宅勤務は必ずしも見かけほど簡単ではなく、最適なホームオフィスを構築しなければ、仕事に対する集中力と生産性を維持することは困難です。ルーターが家族全員のWi-Fi同時使用に対応していなかったり、ワークスペースが散らかっていたり、多くの潜在的な混乱や障害が在宅勤務者の前に立ちはだかっています。

これらのハードルを克服し、これまで以上に在宅ワークを良くするために、在宅ワークのポイントとホームオフィスのセットアップのアイデアを集めました。

1.オフィスと自宅を分離する

ホームオフィスを開設する際に最も重要なルールのひとつは、業務エリアとリビングをできるだけ分離することです。その理由はいくつかありますが、2つのスペースを明確に区別することは非常に有効です。スペースに制限がある場合でも、スモールホームオフィスのアイデアなら、普段の生活空間を損なうことなく、スペースを最大限に活用することができます。

重要なのは視覚的な違いだけでなく、他の空間的な側面も考慮することで、最良の結果を得ることができます。人それぞれ好みの仕事環境がありますから、できるだけ自分の好みに合わせてホームオフィスを最適化することが大切です。

例えば、オフィスから離れた場所の静けさが気になるならPCスピーカーを接続してラジオを聴きながら仕事をしてみるのもよいでしょう。あるいは、厳選されたバックグラウンドノイズで、いつものオフィス環境をシミュレートすることもできます。キーボードの音から雑談まで、さまざまなオーディオクリップが販売されているので、在宅勤務に慣れるのに苦労している人は、これを利用してみるのもよいでしょう。

2.ホームオフィスを充実させるために

ホームオフィスやワークスペースの整理ができたら、次は日々の仕事をこなすために必要な設備や技術を確保することです。人間工学に基づいた快適なデスクチェアから、たくさんの文房具まであなたの仕事内容によって必要なものは異なります。とはいえ、現代のホームオフィスには、見過ごせない共通点があります。

自宅で仕事をする人が直面する最大の問題の1つは、インターネット接続の遅さです。家族にストリーミングビデオを見たり、オンラインゲームをしたりする人がいなくても、Wi-Fi対応デバイスは以前より一般的になり、家族全員が家にいると、帯域を奪い合うデバイスの数はすぐに膨れ上がってしまうのです。

仕事用のPCやノートパソコンが無線LANネットワークにアクセスする際に、優先順位をつけるようにしてください。これは、ルーターの設定で行うことができます。これは、他のデバイスによって遅くなることからあなたのPCを防ぐことによって、オンライン会議や会社のVPNにアクセスする時の問題から守るのに役立つはずです。信号強度がまだ弱すぎる場合は、Wi-Fiアンテナやレンジエクステンダーが役立つ場合があります。

3.生産性を高めるためにテクノロジーを最大限に活用する

ホームオフィスでは、ルーターやWi-Fi接続だけでなく、最新のテクノロジーも生産性を高めるために重要な役割を果たします。

現在のホームオフィス環境によっては、ワークスペースをゼロから構築するために、追加デバイスやアイテムを購入することが有用な場合があります。例えば、ノートPCで作業している人は小さな画面に不満を持っていることが多くあります。そのため、外部モニターを購入することは非常に有用です。購入時にはケーブルやコネクターも忘れずに。

また、外部モニターがない場合は、Windows 10とmacOSで提供されている仮想デスクトップ機能が便利でしょう。Windowsキーとタブの組み合わせで、「アクティブなアプリケーション」ビューが表示され、そこからさらにワークスペースを追加することができます。Macでは、トラックパッドやMagic Mouseの表面を3本指でスワイプするだけで、簡単にビューを切り替えることができます。

4.家にいても、会社にいる！？

たとえ物理的にオフィスに出勤していなくても、自分はまだ働いているのだ、だから可能な限りプロフェッショナルであるべきなのだ、と自分に言い聞かせることは重要です。これは、必ずしもスーツにネクタイをしてビデオ通話をするということではありませんが、周囲に気を配り、ある程度のプロ意識を保つよう努力することを意味します。

オフィスでの服装が心理的に与える影響については、これまでにも多くの研究がなされています。また、仕事終わりにカジュアルな服装に戻すことで、気持ちや姿勢に影響を与え、規則正しい生活リズムを保つことができます。

また、気晴らしも重要です。同僚がそばにいないと、自宅にいるときのような無限の気晴らしに誘惑されてしまいがちです。しかし、集中することで、生産性を維持し、誘惑を避けることができます。

5.適切なバランスをとる

在宅勤務の場合、幸いにも気が散りやすいということはないでしょうが、もう1つありがちなのが、ワークライフバランスを崩すということです。この2つのバランスをうまくとるのは難しいことですが、在宅勤務の場合はさらに困難です。

一日の仕事が終わり、電話やメール、仕事を片付けたら、PCの電源を切り、リラックスしてくつろぐ時間を作りましょう。可能であれば、夜遅くまで仕事をすることは避け、メールチェックも行いましょう。- ホームオフィスも通常のオフィスと同じように扱いましょう。そして、ホームオフィスも通常のオフィスと同じように扱ってください。そうすることで、仕事とプライベートの区別がつき、過度のストレスや燃え尽き症候群を防ぐことができるはずです。

また、昼休みや休憩時間をきちんと確保することも大切です。一日中デスクに座っていると、体が痛くなったり、落ち着きがなくなったり、集中力が低下したりします。適度なバランスをとることが、在宅勤務を成功させる秘訣なのです。

6.ビデオ会議チャンピオンになる

現在、多くの社員が直接会って会議をすることができないため、ビデオ会議は同僚と連絡を取り合うための新しい方法として注目されています。しかし、多くの人が忘れているのは、ウェブカメラをオンにした瞬間に、同僚にあなたの家の中を覗かれることになるということです。

もし、あなたが特に写真映えしないのであれば、以下のコツを試して、カメラの前でよりプロフェッショナルで自信に満ちた人物に見えるようにしてください。

まず、ウェブカメラをほぼ目の高さに設置すると、より自然な角度になります。モニターの高さを調節できない場合は、モニターやラップトップスタンドを使用すると、ウェブカメラを目の高さに保つことができ、ホームオフィスのデスクの人間工学を改善することができます。通話中に他の人と視線を合わせるために、ウェブカメラの後ろに定点観測をするのも効果的です。付箋にポイントを描き、ウェブカメラの後ろの壁に貼り付けるだけで、正しい場所に焦点を合わせることに慣れることができます。

自宅のプライバシーを守りたい場合や、同僚が周囲の環境に気を取られている場合は、ビデオ通話に固定された背景を追加することも有効です。使用しているソフトウェアによって、さまざまなオプションが用意されているため、適切な代替手段を見つけるのは比較的簡単です。SkypeとMicrosoft Teamsには、「背景をぼかす」機能があり、これも良い代用品となります。

7.ウェルビーイングとメンタルヘルスを考える

忙しいオフィスで同僚に囲まれて仕事をしていたのが、ホームオフィスで一人で仕事をするようになるのは、当然ながら大きな変化です。物理的に同僚と一緒に仕事をすることはないかもしれませんが、たとえ簡単なおしゃべりをするだけでも、定期的に同僚と顔を合わせる時間を作るべきです。このシンプルな行動が、チーム内のコミュニケーション改善に大きく貢献し、また、在宅勤務で少し孤独を感じている人たちにも、必要な社交の場を提供することができます。

仕事と家庭のバランスをとることに加え、仕事中の心の健康やウェルビーイングについても考慮することが不可欠です。集中できないときは、立ち上がって数分間、気分転換をしましょう。家の中や庭をぶらぶら歩き、何か別のことに集中して、頭をすっきりさせ、新たな目的意識を持って帰ってきてください。

ホームオフィスを持つ最大のメリットのひとつは、その空間を自分好みにアレンジできることです。明るい色が創造力をかきたてるという人は、カラフルなアクセサリーや大胆なプリント柄に囲まれるようにしましょう。騒音や雑念がないほうが生産性が高いのであれば、携帯電話はホームオフィスの外に置き、長期的に使うのであれば防音設備に投資することも検討してみてください。基本的には、自分にとってベストな方法を選択することです。

8.適切な照明の重要性を軽視してはいけない

明るいオフィスで働くと生産性が向上します。ですから、ホームオフィスでも適切な照明を設置することが重要です。良好な照明と生産性向上の関連性は、さまざまな研究で実証されているため、過小評価するべきではありません。

白色光と呼ばれる光は、蛍光灯などでは非常に多くのバリエーションがあることに驚かれるかもしれません。しかし、LEDチューブライトから省エネランプに至るまで、通常は自然光に近いニュートラルな白色を推奨しています。それでもなお、自分の影で仕事をしている、あるいはホームオフィスにあまり日が当たらないという場合は、デスクランプなどの追加照明が有効でしょう。そうすれば、1日中明るいワークスペースを確保でき、目の疲れを軽減することもできます。

ホームオフィスに最適な照明の選び方については、蛍光管ライトのガイドとLEDチューブライトのガイドをご覧ください。